Hotel-Ak@demie

Achtung: Das Laden der Musterbriefe (je ca. 25) kann ein wenig dauern!!

Grundsätze für die Abteilung Einkauf

Alle Einkäufe werden über den Einkauf abgewickelt.

Der Einkauf sorgt für die bei ihm schriftlich bestellten Waren zu den gewünschten Qualitäten zu besten Konditionen. Die Qualität der zu kaufenden Waren wird von der Direktion bestimmt.

1. Alle Abteilungen müssen Ihre Ware mit einem Bestellschein anfordern. Dieser Schein ist von der Direktion abzeichnen zu lassen, bevor der Einkauf getätigt wird. Eine Kopie dieses Scheines behält die ausgebende Abteilung, während das Original nach Bestellung an die Warenannahme gegeben wird.

2. Tägliche Frischwarenbestellungen werden anhand der Marktliste durchgeführt, die vom Küchenchef bis 15 Uhr an den Einkauf gegeben wird. Nach Bestellung dieser Waren geht die Marktliste an die Warenannahme.

3. Bei allen Einkäufen sollten mindestens 3 Angebote eingeholt werden. Hierzu ist das entsprechende Formular zu verwenden, welches anschließend aufbewahrt wird.

4. Der Ordner mit den Preisvergleichen muss einmal im Monat der Direktion vorgelegt werden.

5. Der Einkauf sollte immer auf Sonderangebot, Saisonangebot, Konservengroßeinkäufe u.ä. achten und sich dann mit den Verbrauchsabteilungen und dem Lager in Verbindung setzen.

6. Bei der Quantität der Einkäufe ist immer zu berücksichtigen, dass auch die lange Lagerung von Waren erhebliche Kosten verursacht und somit die Waren oft teurer macht als der Kauf von kleineren Mengen.

7. Beim Einkauf von Frischwaren (Schlachthof, Großmarkt) ist immer ein Fachmann (Küchenchef) zuzuziehen.

8. Lieferanten- oder Vertretergeschenke sind der Direktion zu melden, die dann über die Verwertung dieser entscheidet.

Stellenbeschreibung

Direktionsassistentin Personal

I. Stellenbezeichnung

Direktionsassistentin Personal

II.Position

Abteilungsleiterin

III. Unterstellung

Geschäftsführung

IV. Überstellung

Büropersonal/Praktikanten

V.

1. Teilnahme an den Sitzungen folgender Abteilungen

F & B -Abteilungen

Buchhaltung

Empfang/Reservierung

Housekeeping

Sales/PR

Technik

2. Teilnahme an

- Abteilungsleitersitzungen

- Holding - Sitzungen

VI. Stellvertretung

Die Stelleninhaberin wird vertreten von den Mitarbeitern des Personalbüros und der Buchhaltung.

Sie vertritt den Geschäftsführer in Manager-on-duty-Funktion

VII. Ziel der Stelle

Im Sinne der Geschäftsführung Personaldispositionen für alle Holding Betriebe treffen

VIII. Einzelaufgaben

      1. Verwalten der Personalakten

         Aufgaben im Bereich Personalverwaltung:

        - gesamter Schriftverkehr

        - Fehltagekartei- und Personalbuch-Führung

        - Meldepflicht in sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Hinsicht

        - Koordination der Schulzeiten

        - Erstellen von Zeugnissen

        - Ablage

     2. Einstellungs- und Entlassungsbearbeitung

        - Anzeigenschaltung

        - Terminabstimmung für Vorstellungsgespräche

        - Vorbereitung  und Bearbeitung von Vertragsabschlüssen

        - Einführung neuer Mitarbeiter

        - Entlassungsbearbeitung bei Firmenaustritt

     3. Verwaltung der Personalzimmer und der Spinde

     4. Erstellen

                  - der monatlichen Lohnvorschauen

                  - der Personal- und Gehaltslisten

                  - der Ausbildungspläne (in Zusammenarbeit mit Direktoren/ Abteilungsleitern)

                  - der Gehalts- und Lohnabrechnungen

     5. Vorkontierung der Lohnveränderungen

     6. Täglicher Kontakt mit den Hotels (Informationsweitergabe, Absprachen)

IX.  Berechtigungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung:

     - Führen von Vorstellungsgesprächen

     - Einstellung von Auszubildenden und Praktikanten

     - Selbständige Arbeitseinteilung

     - Mitsprache bei Personaldispositionen

Stellenbeschreibung:

Betriebsassistent

1. Betrieb:

2. Position:

Betriebsassistent

3. Ziel der Stelle:

Der Stelleninhaber hat seine Aufgabe so wahrzunehmen, dass durch verkäuferische und planerische Aktivitäten die vorhandenen Kapazitäten optimal genutzt werden.

dass durch persönliche, schriftliche und telefonische Akquisition bei potentiellen Kunden der Bekanntheitsgrad des Hauses vergrößert wird,

dass Veranstaltungen aller Art so ablaufen wie sie abgesprochen sind und dem Niveau des Hauses entsprechen,

dass die Vorgaben des Budget erreicht werden durch die Unterstützung des Direktors und seines Stellvertreters.

4. Eingliederung der Stelle:

Der Stelleninhaber ist dem Hoteldirektor und seinem Stellvertreter unterstellt.

5. Überstellung:

Dem Stelleninhaber sind die Abteilungsleiter unterstellt.

6. Aufgaben und Kompetenzen:

Der Stelleninhaber entscheidet über:

 6.1. Vergabe von Konferenzräumen und Zimmern, entsprechend den Preisrichtlinien des Hauses bzw. der GL bis zu einem Preisvolumen von   DM pro Veranstaltung.

6.2. Anschaffung von Kleininventar und Ausgaben bis zu einem Betrag von  ___DM .

6.3. Personelle Fragen bei Abwesenheit des Direktors wie Einstellung und Entlassung in seinem Kompetenzbereich mit Ausnahme von Abteilungsleitern.

6.4. Organisatorische Maßnahmen und Änderungen in den Abteilungen, soweit sie seinen Kompetenzbereich betreffen, unter Berücksichtigung der Richtlinien der GL.

6.5. Reparaturen in dringenden Fällen über einen Betrag von    DM höchstens jedoch bis zu    DM.

Darüber hinaus ist auf jeden Fall die GL des Hauses bzw. der Geschäftsleiter zu Rate zu ziehen.

Bei allen Reparaturen ist die Zusammenarbeit mit dem Haustechniker zu suchen.

7. Stabsaufgaben:

Er berät seinen Vorgesetzten und andere Stelleninhaber, soweit sie in Angelegenheiten tätig sind, die seinen Aufgabenbereich unmittelbar berühren und legt hierzu ggf. eigene Vorschläge vor.

8. Besondere Stabsaufgaben im Einzelnen:

8.1.

Wareneinkauf                                                     beratend

Preisgestaltung                                                   beratend

Innerbetriebliche Gesamtorganisation           beratend

Erstellung der Budgets                                beratend

Erstellung des Marketingplans                   beratend

8.2.eratung und Unterstützung des Küchenchefs bei der Erstellung von Menü- und Buffetvorschlägen, sowie in der Vorbereitung von Verkaufsaktionen.

8.3. Kontrolle über Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, z.B. Hygieneverordnung, Lebensmittelgesetz, JArbSchG usw.

9. Ausführungsaufgaben:

Er führt folgende Unterlagen:

Gästekartei und Kundenkartei

Verkaufsstatistik

10. Er führt folgende Tätigkeiten selbst aus:

10.1. Umsatzerfassung jeder Veranstaltung

10.2. Erstellung der monatlichen Forecast

10.3. Endkontrolle der quartalsmäßigen oder jährlichen Inventarerfassung.

10.4. Akquisition im Nahbereich durch persönliche Besuche

10.5. Mailingaktionen

11. Aufgaben nach außen:

Mitgliedschaft und Mitarbeit bei Organisationen und Verbänden im Nahbereich, die die geschäftlichen Interessen des Betriebes berühren.

12. Sonstige Aufgaben:

12.1. Durchführung und Überwachung der betrieblichen Ausbildung im Fachbereich.

12.2. Beurteilung und Bewertung von Azubis.

13. Einzelaufträge: Der Stelleninhaber ist verpflichtet, neben den vorstehend aufgeführten Aufgaben nach Anweisung seines Vorgesetzten Einzelaufträge auszuführen, die dem Wesen nach zu seinem Aufgabenbereich gehören oder sich aus der betrieblichen Notwendigkeit ergeben.

Stellenbeschreibung

2. Hausdame

I. STELLENBEZEICHNUNG

2. Hausdame / Hausdamenassistentin

II. UNTERSTELLUNG

1. Hausdame

III. ÜBERSTELLUNG

alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Hausdamenbereichs.

IV. ZIEL DER STELLE

   1. Der optimale wirtschaftliche Erfolg des Betriebes unter rationeller Verwendung der betrieblichen Mittel und

      kostengünstigen Einsatz des Personals.

   2. Die fortwährende Anhebung der Angebotspalette unter stetiger Anhebung des Images unseres Hotels.

   3. Die ständige Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter und die aktive Förderung der Nachwuchskräfte.

   4. Die praktische Umsetzung der Unternehmungs- und Betriebsziele.

   5. Der Stelleninhaber hat seine Mitarbeiter im Sinne unserer Führungsleitsätze zu führen und deren Initiative und Mitdenken für das Hotel zu nutzen.

V.   STELLENVERTRETUNG

      Die Stelleninhaberin vertritt die 1. Hausdame.

      Im Verhinderungsfall wird die 2. Hausdame von der Hausdamenassistentin vertreten.

VI.  VERANTWORTUNGSBEREICH

1. Aufgaben im Allgemeinen

-  Sicherstellen eines reibungslosen und rationellen Arbeitsablauf.

-  Sicherstellen einer effizienten Unterstützung und Entlastung der 1. Hausdame

-  Gewährleistung einer guten und effektiven Zusammenarbeit mit der Empfangsabteilung und anderen Abteilungen des Hauses

-  Überwachung der Ordnung und Sauberkeit im gesamten Gästebereich sowie allen Veranstaltungs- und Personalräumen.

2. Einzelaufgaben

a.) Etage

- Mitwirkung bei der Erstellung der Arbeitsdisposition

- Sicherstellen der Reinigung aller Gästezimmer, der öffentlichen Räume und der Personalunterkünfte

- Kontrolle der Extras in VIP-Zimmer.

- Verteilung der Gästezimmerartikel und Zimmerkontrolle

- Überwachung und Beschaffung der Dekoration und des

  Blumenschmucks

- Veranlassen der erforderlichen Reparaturen und Kontrolle deren Ausführung

- Mitwirkung bei Erstellung der Renovierungs- und Ersatzbeschaffungspläne

- Kontrolle der Hausdamenassistentin

b.) Arbeitsorganisation

- Verwaltung der Wäsche, Putzmittel, Gästezimmerartikel und sonstiger Materialien einschließlich Rechnungskontrolle

- Überwachung der Lageranforderungen

- Kontrolle der Quantität und Qualität der Lieferungen der Wäscherei

- Planung und Kontrolle der Aufträge an Fremdfirmen

- Mitwirkung bei den Inventuren

- Sicherstellen der Vorkehrungen zu Unfallverhütung und zu Brandschutz und Kontrolle der Einhaltung der diesbezüglichen Vorschriften

c.) Personalführung

- Einführen, Einarbeiten, Weiterbildung und Mitwirkung bei der Beurteilung neuer Mitarbeiter

- Mitwirkung bei der Aufstellung der Dienstpläne

- Mitwirkung bei der Aufstellung des Urlaubsplans

- Förderung der Mitarbeiter mit dem Ziel, die Mitarbeiter den Betrieb und der Gesellschaft langfristig zu erhalten

- Kontrolle der Sauberkeit und des korrekten Aussehens der Mitarbeiter im Hausdamenbereich

- Mitwirkung bei Schulungen

- Durchführung von Dienstbesprechungen

- Gewährleistung und Qualitätsstandard

d.) Berufsausbildung

- Fachgerechte Unterweisung und Betreuung der AZB

- Mitwirkung bei Kontrolle der Berichtsheftführung

- Mitwirkung bei den internen Schulungen

- Mitwirkung bei Führung der regelmäßigen Beurteilungsgespräche

3. sonstige Aufgaben

- Verwaltung der Fundsachen und Gästewäsche

- Überwachung der Uniformen

- Mitwirkung bei Einkauf von Möbel, Vorhängen sowie bei der Dekoration

- Kenntnis der Feuerpolizeilichen Vorschriften und Schulung der Mitarbeiter

4. Kompetenzen

- Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern im Hausdamenbereich

VII. SONSTIGES

- Der Direktor ist von besonderen Vorkommnissen unverzüglich zu unterrichten

- Der Direktionsassistent hat im abgesprochenen Rahmen Weisungsbefugnis gegenüber Mitarbeitern im Hausdamenbereich

- Auskünfte oder Mitteilungen an Dritte (insb. Pressevertreter) bedürfen der vorherigen Absprache mit der Direktion